Så får du in klimatmålen i den ordinarie verksamheten

– Åtgärdsarbetet bör integreras i verksamhetens ordinarie budget- och beslutsprocesser.

Hon är projektledare och huvudförfattare till vägledningen. Fjorton bostadsföretag har bidragit till arbetet.

Vägledningen innehåller en mall för en klimatomställningsplan och beskriver hur bostadsföretaget stegvis kan gå från klimatmål till genomförande. Planen bör beslutas av ledningen, ange företagets långsiktiga inriktning och innehålla tydliga mål, prioriterade åtgärder och ansvariga delar av organisationen.

– En framgångsfaktor är en klimatomställningsplan som byggs tydligt kring nyckelåtgärder och när planen tas fram så bör organisationen vara tydligt involverad.

Steg 1: Skaffa ett tydligt mandat

Det första steget är att säkerställa att det finns ett mandat att ta fram klimatomställningsplanen. Företaget behöver klargöra hur arbetet ska bedrivas, vilka som ska delta och vad processen ska resultera i.

Det bör också vara tydligt vilken roll planen ska ha i företagets styrning. Den kan ligga till grund för särskilda handlingsplaner eller kopplas direkt till affärsplanen och den ordinarie budgetprocessen.

Vägledningen rekommenderar att klimatomställningsplanen beslutas på ledningsnivå. På så sätt kan mål och åtgärder förankras hos de verksamheter som ska genomföra dem.

Steg 2: Kartlägg utsläppen

Nästa steg är att skapa en översikt över företagets utsläpp. Syftet är att identifiera vilka utsläppsposter som är stora och små och därmed vilka områden som bör prioriteras.

Kartläggningen bör omfatta alla relevanta utsläpp. För ett bostadsföretag kan det handla om driftenergi, köldmedier, drivmedel, nybyggnation, renovering, inköp, byggavfall och delar av de boendes klimatpåverkan.

Många bostadsföretag har enligt Annamaria Sandgren redan mål för utsläppen från den egna verksamheten och inköpt energi, men saknar en motsvarande analys av de indirekta utsläppen.

Kartläggningen behöver inte vara lika omfattande för alla. Vägledningen framhåller att mindre företag kan komma långt genom att identifiera de största utsläppsposterna och fatta beslut utifrån dem. Större företag kan behöva en mer detaljerad årlig uppföljning.

Steg 3: Välj nyckelåtgärder

När utsläppsprofilen är känd kan företaget välja vilka åtgärder som ska prioriteras. Vägledningen föreslår tolv nyckelåtgärder inom tre områden.

Det första området är energi och drivmedel. Där ingår fossilbränslefri uppvärmning, byggnader med lågt effekt- och energibehov, egen elproduktion med hög egenanvändning samt fossilbränslefria drivmedel till fordon och arbetsmaskiner.

Det andra området är byggande och inköp. Åtgärderna handlar om nyproduktion med låg klimatpåverkan, varsam renovering, proaktivt underhåll, återbruk, inköp med lägre klimatavtryck och bättre sortering av bygg- och rivningsavfall.

Det tredje området gäller de boendes klimatpåverkan. Här ingår att minska restavfallet, underlätta för de boende att välja bort fossilbilen samt minska hushållens elanvändning genom bland annat energieffektiva vitvaror.

Åtgärderna kan omformuleras och anpassas efter det enskilda företagets förutsättningar.

Steg 4: Utse ansvariga

När nyckelåtgärderna har valts behöver företaget utse ansvariga. Detta bör enligt vägledningen göras gemensamt av hållbarhetsfunktionen och de delar av organisationen som ska genomföra arbetet.

Ansvarsfördelningen är en central del av förankringen och kan ta tid. Den som ansvarar för en åtgärd behöver ha möjlighet att påverka verksamhetens beslut och resurser. Klimatarbetet riskerar annars att bli beroende av ett mindre hållbarhetsteam utan mandat över investeringar, underhåll, inköp eller fastighetsutveckling.

I detta skede bör ledningen också få information om utsläppsprofilen, de föreslagna nyckelåtgärderna och behovet av mål, ansvar och budget för varje åtgärd.

Steg 5: Bestäm aktiviteter och finansiering

När ansvariga har utsetts kan arbetet brytas ned i konkreta aktiviteter. Vägledningen rekommenderar mindre workshoppar där en eller två nyckelåtgärder behandlas åt gången.

För varje åtgärd bör företaget ange vilka aktiviteter som ska genomföras, vilken målnivå som ska nås och hur resultatet ska mätas. Det bör också finnas en tidsplan, en bedömning av den förväntade klimatnyttan och en plan för hur eventuella merkostnader ska finansieras.

En nyckelåtgärd som gäller varsam renovering kan exempelvis behöva kopplas till rutiner för återbruksinventering, krav vid projektering och beslut om vilka byggdelar som ska bevaras. Ett mål för minskat restavfall kan innebära utbildningsinsatser, analys med hjälp av optiska mätare och åtgärder som gör sorteringen enklare.

Arbetet kan dokumenteras i klimatomställningsplanen eller föras in direkt i företagets affärs- och budgetarbete.

Steg 6: Besluta och följ upp

När mål, åtgärder, ansvar och finansiering är förankrade kan ledningen fatta beslut om klimatomställningsplanen. Enligt vägledningen bör den föregående processen innebära att det formella beslutet i detta skede till stor del är förberett.

Planen behöver därefter följas upp varje år. Företaget bör jämföra utvecklingen med sina delmål och bedöma om åtgärderna ger den förväntade effekten. Om utsläppen inte minskar i rätt takt kan aktiviteter, resurser eller prioriteringar behöva ändras.

Politik och förändringar i omvärlden kan påverka förutsättningarna, konstaterar Annamaria Sandgren. Det förändrar dock inte behovet av en plan som är förankrad i verksamheten och kan anpassas över tid.