Så använder Stockholms stad AI i planprocessen

Hittills används AI-stödet framför allt för att bearbeta befintliga texter. Det kan handla om att sammanfatta yttranden från samråd, förbättra språk och struktur eller ta fram utkast till vissa delar av tjänsteutlåtanden.

Enligt Joel Berring lämpar sig uppgifter där resultatet går att kontrollera mot ett känt underlag särskilt väl för AI-stöd.

– En bra utgångspunkt är att välja uppgifter där det går att avgränsa vad assistenten ska göra och kontrollera resultatet mot ett känt underlag.

Han betonar att stödet inte förändrar handläggarens ansvar för de bedömningar och avvägningar som ingår i planprocessen.

– Att hjälpa till att formulera en bedömning är något annat än att göra själva bedömningen. Vi behöver fortfarande själva förstå platsens förutsättningar, värdera underlagen och ta ansvar för de avvägningar som föreslås.

Många upplever att verktyget sparar tid

I en användarundersökning som kontoret genomfört med 40 personer uppgav 80 procent att verktyget sparar tid. Joel Berring ser resultatet som en indikation på att stödet upplevs som användbart, men vill inte ange någon generell tidsbesparing.

För att bedöma tidsåtgången behöver hela arbetsmomentet räknas in. Det omfattar bland annat att förbereda materialet, kontrollera resultatet och bearbeta den text som AI-assistenten tar fram.

– Det är också viktigt att skilja på handläggarens arbetsinsats och planprocessens totala längd. Att ett textmoment går snabbare innebär inte automatiskt att hela ärendet blir klart tidigare.

Den tid som frigörs kan enligt Joel Berring i stället användas till exempelvis fördjupade analyser, utveckling av förslag eller förberedelser inför dialoger.

Uppgiften måste formuleras tydligt

Kontorets erfarenhet är att AI-modellens kapacitet påverkar kvaliteten på resultatet. Enklare modeller kan enligt Joel Berring ha svårt att hålla isär olika frågor eller att bearbeta omfattande planeringsunderlag. Modellerna behöver därför testas på de arbetsuppgifter som de faktiskt ska användas till.

De specialiserade assistenterna har instruktioner som är utformade för särskilda uppgifter. Det kan förbättra resultatet, men innebär inte att svaren är kvalitetssäkrade på förhand.

– Modellerna hjälper oss att ta fram grundtexter, men hur uppgiften formuleras och vilket underlag som bifogas är avgörande för resultatet. Kvalitetssäkringen behöver därför börja redan när uppgiften formuleras.

Det behöver bland annat framgå vilka handlingar assistenten ska använda och vilken fråga den ska besvara. Därefter måste handläggaren kontrollera såväl innehållet som vad modellen har valt att ta med eller utelämna.

– Utkasten håller ofta god kvalitet i både språk och innehåll, men måste alltid granskas av handläggaren. Vi behöver kontrollera att uppgifterna är korrekt återgivna, att sammanfattningarna är rättvisande och att inget väsentligt har utelämnats eller lagts till utan stöd i underlaget.

Välformulerade svar kan inge falsk trygghet

En av riskerna som kontoret har identifierat är att AI-genererade texter kan framstå som mer tillförlitliga än de är. Ett välformulerat svar kan göra att användaren fäster för stor tilltro till innehållet.

– I planhandläggningen behöver vi särskilt vara uppmärksamma på vad som händer när material sammanfattas och om sammanfattningarna återspeglar originaltexterna tillräckligt väl.

Informationshanteringen är en annan central fråga. Kommunen behöver avgöra vilka uppgifter som får användas i olika tjänster och modeller, hur informationen behandlas och vem som kan få tillgång till den.

Joel Berring anser att kraven på dataskydd och informationssäkerhet behöver omvandlas till rutiner som är begripliga för medarbetarna.

– Det behöver vara tydligt vilka uppgifter som får användas i vilken tjänst och modell, hur informationen behandlas och vilka som får tillgång till den.

Rådet är att börja i liten skala

Ella Rydmark och Joel Berring vill inte rekommendera någon särskild plattform till andra kommuner. De pekar i stället på behovet av att utgå från de egna arbetsuppgifterna. Stadsplaneringens komplexitet och stora informationsmängder kan innebära att ett verktyg som fungerar för enklare frågor inte klarar underlagen i ett omfattande planärende.

På längre sikt ser de möjligheter att utveckla mer integrerade AI-stöd som kan arbeta säkert med kommunens egna texter, bilder och kartor. Sådana lösningar skulle kunna användas i flera delar av plan- och bygglovsprocesserna. I nuläget bedömer de däremot att kommuner bör börja med tydligt avgränsade användningsområden.

– Vårt råd är därför att identifiera konkreta uppgifter där AI kan göra nytta redan nu. Externa AI-tjänster kan vara ett alternativ för de uppgifter och den information som får hanteras där, utan att kommunen först behöver utveckla ett heltäckande eget system.

De framhåller också att lösningarna bör utvecklas tillsammans med de medarbetare som ska använda dem. Verktygen behöver prövas mot verkliga arbetsuppgifter för att kommunen ska kunna bedöma om de faktiskt underlättar arbetet.

– Det är också viktigt att de medarbetare som ska använda stödet är delaktiga i utvecklingen. De behöver vara med och pröva om lösningarna fungerar för verkliga arbetsuppgifter och faktiskt underlättar arbetet. Det är avgörande för att verktygen ska komma till användning i vardagen.