Så jobbar Skandia Fastigheter med hållbara leverantörsled: ”Det ska vara lätt att göra rätt”

Under ett webbinarium arrangerat av Stratsys berättade John Erup, inköpsstrateg på Skandia Fastigheter, hur bolaget konkret integrerar hållbarhetsprinciper i sina inköpsrutiner – ett arbete som både kräver och möjliggör förändring.

Från policy till praktik

Skandia Fastigheter är ett av Sveriges större fastighetsbolag med cirka 2,5 miljarder kronor i årliga inköp och över 2 200 aktiva leverantörer. Men trots bolagets storlek är inköpsorganisationen liten. Det ställer krav på ett effektivt och tydligt hållbarhetsarbete.

– Vi sitter inte och trycker på köpknappen själva. Det gör organisationen ute i fastigheterna. Vår roll är att skapa förutsättningar – mallar, avtal, system och riktlinjer – så att det blir lätt att göra rätt, säger John Erup.

Strategin är att decentralisera besluten men centralisera stödet. På så sätt kan verksamheten agera snabbt, men ändå följa en strukturerad och lagstadgad process.

Riskbaserad urvalsmodell

I samarbete med Stratsys – en digital plattform för hållbarhetsstyrning – har Skandia Fastigheter utvecklat en process för riskbaserad due diligence. Det börjar med verifiering och screening av leverantörer: bolagsstruktur, sanktionslistor, branschkod och ägarbild granskas noggrant. Sedan klassas leverantörerna i röd, gul eller grön zon utifrån bransch, geografi och andra riskfaktorer.

– Det är viktigt att inte fastna i att alla leverantörer ska hanteras på samma sätt. Har du en leverantör med lågt inköpsvärde och låg risk så ska du inte behandla den som en strategisk högriskpartner, säger John Erup.

För högre risknivåer används självskattningsformulär, ofta skräddarsydda för respektive bransch. Här ställs inte bara ja/nej-frågor – utan krav på konkreta svar och dokumentation.

Data, dashboard och dialog

En digital dashboard visar leverantörernas status: om de är granskade, riskbedömda och godkända enligt bolagets uppförandekod.

– Det ger en trygghet i organisationen. Man vet att den här leverantören är granskad. Då kan man fokusera på sin egen del: att följa upp affären, säger John Erup.

Uppföljningen sker via självskattningar, platsbesök och handlingsplaner. Systemet påminner automatiskt om deadlines och krav – vilket minskar risken för att arbetet rinner ut i sanden.

Hållbarhet som en affärsfråga

Men vad händer om en leverantör inte håller måttet?

– Då har vi en process för undantag. Det kan handla om att vi bedömer att vi inte har tillräcklig påverkansgrad, som med Microsoft. Eller att vi faktiskt behöver avsluta samarbetet, säger John Erup.

Avgörande är att besluten inte tas i ett vakuum – utan i samråd med verksamhetens behov, legala risker och bolagets övergripande strategi.

För Skandia Fastigheter är målet tydligt: att ha kontroll, minska risker och bidra till ett hållbart samhällsbyggande. Men vägen dit kräver tålamod, anpassning och en öppen dialog.

– Det här handlar inte om att sätta dit någon. Det handlar om att bygga relationer och förbättra tillsammans. Och att vara ödmjuk inför att varje organisation är olika, avslutar han.